Wie man E-Mails aussortiert

Der Posteingang deiner Mail ist so voller Nachrichten und „chaotisch“, dass du die Nachrichten, die du brauchst, nicht finden kannst? Warum versuchst du nicht, es neu zu organisieren, indem du E-Mails in speziellen Ordnern sortieren? Denke darüber nach: Auf diese Weise kannst du alles organisieren, indem du beispielsweise die E-Mails deines Vorgesetzten oder deiner Kollegen von denen trennen, die du an deine Freunde oder Familienmitglieder sendest, alles ohne Anstrengung.

Fragst du sich, wie du es tun kannst? Die Antwort ist einfach: Erstelle automatische Filter, mit denen du alles auf äußerst bequeme und einfache Weise tun kannst. Wenn du ein paar Minuten deiner Freizeit investierst, kannst du in diesem Leitfaden erfahren, wie du die Funktion zum Filtern von E-Mails am besten nutzen kannst um eingehende E-Mails sowohl mit den wichtigsten E-Mail-Clients als auch mit den bekanntesten Web-Mail-Diensten intelligent zu sortieren .

So sortierst du E-Mails mit Clients


Meldest du dich normalerweise von einem E-Mail-Client aus bei deinem E-Mail-Konto an? Lass mich dir in diesem Fall erläutern, wie du die E-Mail mit den am häufigsten verwendeten Clients sortieren kannst: Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird und Apple Mail. Folge den Anweisungen unten und du wirst sehen, dass du die E-Mail problemlos sortieren kannst.

Microsoft Outlook (Windows/macOS)

Wenn du erfahren möchtest, wie du deine E-Mails mit dem Microsoft Outlook-Client sortieren kannst, musst du lediglich das Programm auf deinem PC starten und dann eine der Nachrichten auswählst die sich im Posteingang befindet, dann oben rechts (auf der Registerkarte Start des Programms) wähle aus dem erscheinenden Menü den Punkt Regel erstellen aus. Das Verfahren gilt für Windows und MacOS.

In dem sich öffnenden Fenster setze das Häkchen neben dem Eintrag Von [E-Mail-Adresse des Absenders der Nachricht], wenn du in einem bestimmten Ordner alle Nachrichten des gleichen Absenders sortieren möchtest, oder neben dem Eintrag Der Betreff enthält… wenn du E-Mails basierend auf den Wörtern im Betreff verschieben möchtest. Setze dann das Häkchen neben dem Punkt Objekt verschieben in den Ordner und wähle schließlich den Ordner aus, in den die Nachrichten sortiert werden sollen, die den Kriterien entsprechen.

Wenn du fertig bist, speichere die Regel, die du gerade erstellt hast indem du zweimal auf die Schaltfläche OK klickst (solltest du erweiterte Optionen benötigen, klicke auf Erweiterte Optionen …, um noch komplexere Filter zu erstellen). Um die Regel dann auf die Nachrichten anzuwenden, die sich bereits im Posteingangsordner befindet, klicke auf der Registerkarte Outlook-Startseite auf die Schaltfläche Regeln, und wähle im angezeigten Menü den Punkt Regeln und Warnungen verwalten aus.

Wähle in dem sich öffnenden Fenster die Regel aus, die du zuvor erstellt hast, aktiviere das Kontrollkästchen Regeln in allen aus RSS-Feeds heruntergeladenen Nachrichten (falls erforderlich) und drücke zuerst auf die Schaltfläche Übernehmen und dann auf OK. Einfach, oder?

Mozilla Thunderbird (Windows/macOS/Linux)

Wenn du deine E-Mails sortieren und Mozilla Thunderbird als Standard-E-Mail-Client verwenden möchtest, solltest du wissen, dass du mit der Filterfunktion des bekannten Open-Source-Programms zur E-Mail-Verwaltung das genau erreichen wirst. Lasse mich dir im Detail erklären, wie es weitergeht.

Starte zunächst Mozilla Thunderbird auf deinem Computer, drücke dann die Taste (≡) oben rechts und wähle aus dem angezeigten Menü die Optionen Nachrichtenfilter> Nachrichtenfilter. In dem sich öffnenden Fenster klicke auf die Schaltfläche Neu … und lege die Regel fest, nach der E-Mails sortiert werden sollen: Schreibe den Namen des Filters in das Textfeld oben, setze das Häkchen auf eine der Optionen wann man den Filter aktivieren möchte in den entsprechenden Dropdown-Menüs (zB Objekt, Absender, Datum, Priorität, etc.).

An dieser Stelle, im Abschnitt Diese Aktionen bis zum geöffneten Fenster ausführen, wähle die Aktionen, die du ausführen möchtest, wenn die Bedingungen zuvor mit den Optionen im entsprechenden Dropdown-Menü festgelegt wurden (z. B. Nachricht verschieben nach, Als gelesen markieren) , Weiterleiten der Nachricht an, etc.), wähle dann den Ordner, in dem die Nachrichten aus dem entsprechenden Dropdown-Menü sortiert werden sollen, und drücke die OK-Taste und klicke dann auf Jetzt, um die Einstellungen zu speichern und die Filterung auf die E-Mails anzuwenden.

Wenn du einen neuen Ordner in Mozilla Thunderbird erstellen musst, klicke einfach mit der rechten Maustaste auf deine E-Mail-Adresse in der linken Seitenleiste und wähle aus dem angezeigten Menü den Eintrag Neuer Ordner … aus. Der Ordner wird sofort im Menü zur Erstellung von Thunderbird-Filtern zur Verfügung stehen und du kannst ihn gemäß den Anweisungen verwenden, die ich dir zuvor gegeben habe.

Apple Mail (macOS)

Hast du einen Mac und verwendest Apple Mail als Standard-Mail-Client? Dann wisse, dass du Filter über das Programmeinstellungsmenü erstellen kannst. Starte die Mail-Anwendung auf deinem Mac und folge dann sorgfältig den Schritten, die ich dir zeigen werde.

Für den Anfang, öffnen das Mail-Menü oben links (in der Menüleiste von macOS), wähle den Punkt Einstellungen … aus dem Kontextmenü und drücke in dem Feld, das auf dem Bildschirm erscheint, auf die Registerkarte Regeln oben rechts. Jetzt kannst du endlich den Filter erstellen, nach dem eingehende E-Mails weitergeleitet werden: schreibe den Namen der Regel in das Textfeld Beschreibung: Im Abschnitt Bedingungen: gib die Bedingungen an, die zum Aktivieren des Filters sein müssen und ob dies aktiviert werden muss, wenn alle Bedingungen erfüllt sind oder auch nur einer von ihnen.

Im Abschnitt Folgende Aktionen ausführen: Wähle dann die Aktionen aus, die bei den gewählten Bedingungen ausgeführt werden sollen, indem du die Optionen in den entsprechenden Dropdown-Menüs (z. B. Nachricht verschieben, Nachricht weiterleiten usw.) und im Textfeld der Box: Wähle das Feld zum Sortieren der Mail aus. Wenn du die Bedingungen und / oder Aktionen, die von dem zu erstellenden Filter analysiert / ausgeführt werden sollen, erhöhen musst, drücke die Tasten (+) und (-), die du auf dem Bildschirm siehst. Zum Abschluss drücke die OK- und Apply-Taste, um die vorgenommenen Änderungen zu übernehmen und bist fertig.

Wenn du möchtest, kannst du auch einen Kontakt zur Liste der VIPs hinzufügen und sicherstellen, dass die Nachrichten von Letzteren immer Priorität haben, immer in Benachrichtigungen angezeigt werden und einfacher zurückverfolgt werden können. Um einen Kontakt zur Mail-VIP-Liste hinzuzufügen, öffne eine Nachricht von letzterer, klicke auf den Pfeil neben dem Namen oder der E-Mail-Adresse oben in der Nachricht und wähle aus dem sich öffnenden Menü die Option Zu VIP hinzufügen. Wenn du von einem iPhone oder iPad aus arbeitest, öffne die Mail-App, suche nach dem Kontakt, der dich interessiert, drücke auf deinen Namen und wähle auf dem folgenden Bildschirm die Option Zu VIP hinzufügen aus.

Ich weise darauf hin, dass die Regeln von Mail automatisch über iCloud synchronisiert werden (vorausgesetzt, du hast die Synchronisation mit iCloud in den Einstellungen von macOS und iOS aktiviert), so dass sie auf allen Geräten mit derselben Apple ID verfügbar sind.

So sortierst du E-Mails mit Web-Mail-Diensten

Verwendest du keinen herkömmlichen E-Mail-Client, sondern einen Web-Mail-Dienst? Kein Problem, selbst in Online-E-Mail-Diensten kannst du Nachrichten schnell und einfach sortieren, indem du benutzerdefinierte Filter erstellst. Mal sehen, wie.

Gmail

Wenn du Google Mail verwendest, stelle eine Verbindung zur Servicezugriffsseite und melde dich bei deinem Konto an indem du deine Anmeldeinformationen in die entsprechenden Textfelder eingibst. Wenn du angemeldet bist, drücke oben rechts auf das Zahnradsymbol und wähle im angezeigten Menü die Option Einstellungen, um zu deinem Google Mail-Einstellungen zu wechseln. Wähle auf der daraufhin angezeigten Seite die Registerkarte Filter und blockierte Adressen und klicke unten auf den Eintrag Neuen Filter erstellen.

Gebe nun die Bedingungen ein, unter denen du Nachrichten verschieben möchtest (z. B. Von zum Angeben eines Absenders, basierend auf dem Betreff, enthaltene Wörter in der Nachricht usw.) und klicke auf den Filtereintrag erstellen.

Setze nun das Häkchen neben der Aktion Label anwenden und wähle aus dem nebenstehenden Menü das Label oder den Ordner, in den die Nachrichten verschoben werden sollen. Wenn du möchtest, kannst du auch die anderen vorgeschlagenen Optionen aktivieren (abhängig von der Art des Filters, den du erstellen willst). Drücke abschließend die blaue Schaltfläche Filter erstellen und fertig.

Derzeit ist es nicht möglich, neue Regeln über die Google Mail-App für Android oder iOS zu erstellen. Die in der Webversion des Dienstes erstellten Regeln werden jedoch automatisch in den Anwendungen für Smartphones und Tablets und Desktop-Clients angezeigt.

Outlook.com

Um die E-Mails auf Outlook.com zu sortieren, die mit deiner Anmeldeseite verbunden sind, melde dich bei deinem Konto an, klicke auf das Zahnradsymbol oben rechts und wähle im angezeigten Menü die Option Optionen. Erweitere auf der Seite, die geöffnet wird, zuerst das Mail-Menü und dann die automatische Verarbeitung und die Posteingangs- und Reinigungsregeln.

Um an dieser Stelle eine neue Regel zu erstellen und die eingehende Mail zu sortieren, drücke die Taste (+). In dem sich öffnenden Feld werden der Name des Filters, die Bedingungen angegeben, die erfüllt sein müssen, um ihn zu aktivieren (z. B. gesendet oder empfangen, einschließlich der angegebenen Wörter usw.), die beim Auftreten der ausgewählten Bedingungen auszuführenden Aktionen (z. Verschieben, kopieren oder löschen, usw.), indem du die entsprechenden Dropdown-Menüs verwendest. Wenn du mit diesen Änderungen fertig bist, drücke die OK-Taste (oben links), um den Vorgang abzuschließen.

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